无论你是谁,都希望充分利用每一分每一秒。
时间是一种宝贵的资源——你无法让时间停止,也无法让时间延长,但你需要时间来完成所有事情。从安排会议到履行订单,时间在企业经营的方方面面都扮演着重要角色,不善于时间管理,会让你付出沉重的代价。
低效的时间管理有很多表现形式。无论是拖延、个人干扰,还是项目耗时过长,每天都有很多事情在浪费我们的时间。浪费时间意味着赶工期、工作与生活失衡,以及更多的压力和焦虑。
归根结底,你需要更有效地利用拥有的时间。
幸运的是,改善时间管理的机会无处不在。以下是14款时间管理应用,帮助你腾出时间,让你在享受生活的同时,专注于完成工作。
14款最佳时间管理应用
- Clockify
- Evernote
- Asana
- Dropbox
- LastPass
- Toggl Track
- RescueTime
- Trello
- MyLifeOrganized
- Focus@will
- Todoist
- Remember the Milk
- Harvest
- TimeCamp
1. Clockify
Clockify是一款拥有超过两百万用户的时间追踪软件。它是一款流行的时间追踪和时间表应用,能让你追踪多个项目的工作时间。Clockify对用户数量没有限制,完全免费。它可以在浏览器中使用,也可以在手机或电脑上安装,以便于使用。
Clockify的用户包括小型企业、自由职业者、创作者、非政府组织和《财富》500强公司。如果你想使用更多功能,如费用管理、通知或报告调度功能,可以升级到Pro版,每位用户每月仅需7.99美元(约56元人民币)。
主要特点:
- 不限数量的团队成员和免费功能
- 精准的时间表和高级功能
- 报告和直观设计,便于了解各项数据和洞察
- 移动应用支持iOS和Android
- 浏览器扩展插件,具有自动开始/停止、提醒、番茄钟等功能,适用于谷歌Chrome浏览器、火狐浏览器或微软Edge浏览器
⭐️G2评分:4.5星/5星
2. Evernote
Evernote是迄今为止第一款(也是最好的)笔记应用。它帮助你捕捉和管理各类灵感、示例和待办事项列表,确保你不错过任何重要信息。使用Evernote,你可以:
- 创建笔记
- 扫描图像
- 录制语音笔记
- 添加文档
- 扫描截取的网页
Evernote帮助你一站式管理个人生活和工作项目。它的搜索功能可以通过文字识别来提取手写、图像或附件中的所有信息。即使在离线状态下,也可以在电脑、平板或手机上使用。
主要特点:
- 主页仪表板以简单、有序的方式展示相关内容
- 在笔记中创建和排列任务,以便轻松追踪待办事项和项目
- 与谷歌日历集成,可以查看即将开始的活动和相关笔记
- 最大笔记大小为200MB,可以存储高分辨率照片和演示文稿
- 提供客户服务,帮助故障排除
⭐️G2评分:4.4星/5星
3. Asana
Asana是高效工作者的最爱。它是帮助企业管理不同任务的最佳协作工具之一。虽然有一点学习曲线,但一旦掌握,就会发现学习使用Asana是值得的。尽管它不提供预算或费用追踪工具,但在管理任务、工作流程和各种项目方面表现出色。
创建项目的任务和子任务非常简单,还可以为它们分配截止日期并直观地查看整个工作流程。Asana还有一个强大而活跃的社区,可以解决各类问题或解释如何使用该软件。
主要特点:
- 快速、灵活、现代的设计
- 将工作组织成共享项目,以列表或看板形式展示
- 设置、追踪和管理目标
- 创建团队以组织项目,并通过共享日历和对话来帮助建立团队成员之间的联系
- 与Slack集成,可以从消息应用中直接创建、完成和编辑任务
⭐️G2评分:4.3星/5星
4. Dropbox
Dropbox是一款简单可靠的文件存储应用,具有先进的协作功能。它比类似的服务(如Google Drive)更贵,但与现有工具集的集成性更强。所有文件都存储在云端。
Dropbox还提供同步的桌面文件夹,以便你可以随时访问文件。公司不断开发新服务,如数字签名和集成功能,帮助用户更好地工作。免费版提供2GB的存储空间。如果需要更多功能,可以购买付费套餐,获得最多2TB的存储空间。
主要特点:
- 一站式管理和访问文档,确保文档有序
- 实时共享文档更新,与团队和工具建立连接
- 为文件提供密码保护,设置权限,可以恢复重要编辑内容
⭐️G2评分:4.4星/5星
5. LastPass
如果你经营在线业务,可能会使用数十种不同的工具和服务。所有这些服务都有不同的登录凭据。记住每个密码几乎是不可能的,而且使用相同的密码存在风险。
LastPass解决了这个问题。手动管理密码已经成为过去。LastPass提供了一种安全的方式来创建、管理和存储密码,让你再也不必点击“忘记密码?”。通过LastPass浏览器扩展插件,保存密码后,即可自动填充密码。
主要特点:
- 易于使用,提供安全加密、密码共享和自动填充功能
- 保护企业和员工数据免受黑客攻击
- 能记住每个公司账户的登录信息,为你节省时间
⭐️G2评分:4.4星/5星
6. Toggl Track
Toggl Track是一款可以用来追踪任务所花时间的应用,同时也可以手动添加条目,你可以根据团队、客户、项目或标签来排列各个条目。在描述中添加备注,以便在稍后回忆自己做了什么。
如果你管理一个团队,可以邀请团队成员加入你的项目,并一站式记录每个人的时间。详细的报告将显示你花费最多时间的地方。付费用户还可以获得Toggl的详细洞察,以便进一步优化时间管理。
Toggl可在iOS和Android上使用,也支持MacOS。提供免费版本,或可以升级到Starter(每位用户每月9美元,约63元人民币)、Premium(每位用户每月18美元,约126元人民币)或企业账户(定制价格)。
主要特点:
- 查看他人的工作任务,并找到优化这些任务所花时间的方法
- 回顾每周、每月甚至每年的进展,查看哪些事情长时间停滞不前
- 通过移动应用、桌面应用和浏览器扩展插件,随时随地追踪一切,在各个设备上保持同步
⭐️G2评分:4.6星/5星
7. RescueTime
RescueTime是一款时间追踪应用,记录你在线上花费了多少时间及如何花费时间的。这款生产力应用可以全方位分析你的一天——从你使用的其他应用,到你在最喜欢的网站上花费的时间。
如果你想消除生活中的干扰因素,更快地完成工作,RescueTime是一个绝佳的工具,可以帮助你发现哪些行为在拖慢你的进度。为了帮助你专注于实现目标,RescueTime Premium甚至可以暂时屏蔽你常去的拖延网站。
RescueTime可在iOS、Android、OS X、Windows和Linux上使用。RescueTime Lite是免费的,你也可以每月支付12美元(约84元人民币)以使用Premium功能,如果按年支付,则为78美元(约546元人民币)。
主要特点:
- 提醒你在特定任务上花费的时间过多,防止你浪费时间
- 提供深入的报告和每日亮点,帮助你了解一天的时间是如何度过的
- 找到新的方法来安排你的日常,帮助你合理使用时间,更快完成工作
⭐️G2评分:4.1星/5星
8. Trello
Trello是一款灵活的项目管理网络应用,能让你轻松整理任务,并与团队成员协作。与其在一堆电子邮件或复杂的电子表格中迷失方向,不如让Trello将你的项目可视化,整理为数字公告板上的列表。
每个列表由称为卡片的单个帖子组成,卡片可以代表任务、想法或目标。团队成员可以向卡片添加评论、附件、检查清单和自定义标签,以便所有人掌握的信息保持一致。
无论你是想追踪大型项目的进展,还是组织最新的头脑风暴会议,Trello都可以根据团队的需要进行定制。
Trello可在iOS和Android上使用,也支持Mac和Windows。提供免费版本,也可以升级为商务或企业账户,以获取更多功能。
主要特点:
- Trello可全面定制:每个企业有不同的需求,而Trello可以满足你的需求
- 将所有项目和团队沟通整合到一个环境中,确保一切有条不紊
- Trello让项目追踪变得更简单,帮助你一目了然地查看整个工作流程
⭐️G2评分:4.4星/5星
9. MyLifeOrganized
MyLifeOrganized不仅仅是一个待办事项列表。使用这款日常计划应用,你可以轻松拖放、标星、标记和组织各项任务,界面简单优雅。如果某个任务太大,让你感到畏惧,可以使用该应用创建子任务,帮助激励自己取得进展。
MyLifeOrganized的一些付费功能包括自动化智能列表——该应用利用你输入的截止日期、任务和优先级来确定哪些项目需要你立即关注。你还可以使用它设置基于地理位置的提醒,当你靠近指定位置时,应用会发出提醒。
MyLifeOrganized可在iOS、Android和Windows上使用。提供多种价格选项,从免费到59.95美元(约420元人民币)不等。
主要特点:
- 让MyLifeOrganized帮助你跟进任务的进度。该应用会将大型项目分解为更易消化的步骤,并在你需要立即处理某件事情时发出提醒。
- 无需进入应用,即可快速添加新任务。只需给MyLifeOrganized发送电子邮件,该应用会处理其余的事情。
- 在多个设备上同步任务进度。付费订阅者还可以获得云端访问权限。
10. Focus@will
Focus@will是一款独特的时间管理应用,能帮助你更好地利用时间。该应用播放音乐和舒缓的声音,这些声音已被科学证明可以提升生产力和专注力。
根据你所做的事情(企业家或学生)或你的学习和工作类型(创造性或逻辑性),选择播放列表。根据公司提供的信息,每个人都有一种特定类型的音乐可以让他们进入“心流状态”。只需输入一些关于你的信息,Focus@will将选择为你优化的音乐。然后点击播放,开始工作吧!
Focus@will目前可在Android、MacOS和iOS上使用。如果选择按年支付,个人账户每月仅7.49美元(约49元人民币);如果按月支付,则为每月9.99美元(约70元人民币)。也提供团队账户。
主要特点:
- 完全根据你的独特生产力风格量身定制。找到让你效率最高的音乐和声音。
- Focus@will借鉴了许多研究,并进行了一些自己的研究。普遍共识是,个人可以将生产力提高多达四倍。
- 在多个设备上无缝使用Focus@will。无论你是在家工作还是在办公室使用耳机,都可以随时继续收听。
11. Todoist
Todoist是另一款任务管理和整理应用,可以帮助你跟进所有待办事项。你还可以使用日历视图来快速查看未来一周或一个月的安排。
添加日常习惯和固定任务及截止日期,这样你就不必每次都手动输入重复的任务。使用彩色优先级,享受一步步进展带来的满足感。
Todoist可在Android、iOS、Mac、Windows、Apple Watch和浏览器插件上使用。和许多时间管理应用一样,Todoist提供免费和付费套餐。Todoist Premium的个人账户起价为每月4美元(约28元人民币),商业账户起价为每位用户每月6美元(约42元人民币)。
主要特点:
- Todoist与数百个应用集成,帮助你跟进所有进行中的任务
- 通过Todoist的团队委派功能,分派部分任务
- Todoist提供多个模板供用户选择,无需从头开始构建待办事项列表仪表板
⭐️G2评分:4.4星/5星
12. Remember the Milk
有没有过去杂货店买牛奶,买了其他所有东西却忘记牛奶的经历?这就是Remember the Milk的初衷,它不仅仅提供购物清单的功能。这个时间管理应用将帮助你记住牛奶和更多事情。
Remember the Milk是一款待办事项应用,允许你通过颜色标签来整理各项任务,并将较大的项目分解为子任务。可以从Google Drive或Dropbox添加文件,并与他人共享你的列表,以便他们保持同步。该应用可以通过电子邮件、短信、即时消息甚至Twitter发送提醒。
Remember the Milk可在Android、iOS、Mac、Windows和浏览器插件上使用。提供免费版本,付费套餐起价为每年39.99美元(约280元人民币)。
主要特点:
- 组织多个任务列表,并利用应用的智能列表功能,根据搜索内容创建新列表
- 即使在离线状态下也能同步:Remember the Milk在所有设备上同步,即使设备处于离线状态
- 不限数量地创建列表:Remember the Milk允许创建不限数量的列表,尽情发挥吧
⭐️G2评分:4.4星/5星
13. Harvest
Harvest是一款时间和费用追踪应用,可以帮助你转变思维,将时间视为有限资源。该应用具有强大的时间追踪功能,并提供易于理解的直观报告,显示你和你的团队是如何花费时间的。
该应用与许多其他工具集成,如Asana、Trello和GitHub等。此外,它还可以帮助你追踪计费时间,确保你不浪费每一分钟。
可以在iOS、Android、Mac和Windows设备下载Harvest。还提供多个浏览器插件。Harvest的费用为每位用户每月12美元(约84元人民币)。
主要特点:
- Harvest可以追踪计费时间,帮助你获得报酬,你还可以立即创建发票,向客户发送计费时段的账单
- 通过预测功能来规划未来,确保你和你的团队有足够的时间来完成所有计划的项目
- 一目了然地查看项目是否在预算内
⭐️G2评分:4.3星/5星
14. TimeCamp
TimeCamp帮助你追踪工作时间、管理项目,并提供详细的时间使用洞察,助你提高生产力。经常需要有效分配时间的人员,如小企业主和自由职业者,常常使用该工具。
TimeCamp具有直观的界面,易于使用,因此非常适合使用时间追踪软件的新手和老手。它可以根据活动自动记录时间,也可以针对特定任务或项目进行追踪。此外,TimeCamp还提供自动追踪选项。
主要特点:
- 提供直观时间表,让你轻松记录时间,了解时间的使用情况
- 除了追踪工作时间,TimeCamp还提供员工考勤、迟到、早退和请假等功能,这对于人力资源管理至关重要
- 可以设置项目预算并追踪费用,轻松管理项目资金
⭐️G2评分:4.7星/5星
善用时间管理应用的益处
你当然可以在不使用时间管理应用的情况下保持高效,许多企业主最初仅依靠猜测估算。但随着企业的发展和员工的增加,不使用时间追踪应用,你会遇到一些困难。
专业的时间管理应用可以帮助你远程追踪工作,并改善你与员工之间的整体沟通。时间管理应用可以从以下几个关键的方面帮助你经营在线业务,实现盈利:
- 评估时间和生产力。通过时间追踪、内置自动化功能、详细报告等功能,你可以深入了解团队的工作方式,避免时间浪费。这也有助于你解决瓶颈问题,从而提高团队的生产力。
- 更好地协作。时间管理工具帮助你优先处理任务,以更明智的方式工作。例如,看板风格的工作流程有助于轻松协调任务和团队成员。每个人都能了解哪些任务在进行中,哪些已经完成,以及接下来需要做什么。
- 更好的项目成本估算。时间追踪应用可以帮助你了解实际项目的成本。你可以看到每个项目所需的计费小时数,并找到可以改进的地方。这也有助于你更准确地制定未来的项目预算,节省资金。
- 了解工作能力。你的团队可能会同时进行几个不同的项目。随着企业的发展,你需要更好地了解团队的工作能力以及完成某些任务所需的时间。这有助于你了解谁在努力工作,以及管理者如何平衡团队成员的工作,以处理未来的项目。
如果你有很多员工同时处理不同的项目,或者你只是想更好地管理自己的时间,那么时间管理工具就是最优选择。
时间管理至关重要
高效利用时间不仅是高效生活的关键,也是快乐生活的秘诀。
如果你没有高效地管理时间,你的工作和生活很容易失衡。这是创业挑战之一。你可能会错过与朋友和家人共度美好时光的机会。保持适当的工作与生活平衡是生活美满、事业成功的秘诀,因此你需要尽可能高效地利用时间。
有了这些时间管理应用,你就能更好地平衡工作与生活,提高生产力,减少压力和焦虑。
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时间管理应用——常见问题
应该使用什么应用来管理时间?
对于个人时间管理和专业时间管理,可以使用Toggl Track或RescueTime等应用,它们提供强大的时间追踪、报告和跨平台支持。
对于拖延者来说,最佳时间管理工具是什么?
对于拖延者来说,最佳时间管理工具是像Focus Booster这样的应用,它是一款基于番茄工作法的应用,将时间划分为多个工作时间段,通常时长为25分钟,你可以在短暂休息后继续工作。
时间管理应用有效吗?
持续且正确地使用时间管理应用,有助于安排日程、优先处理任务并防止倦怠。但要保持专注,需要遵循应用提供的指导和建议。
有没有追踪工作时间的应用?
TimeCamp和Clockify都是追踪工作时间的应用,提供自动时间追踪、休息记录和详细工作时间报告等功能。它们非常适合自由职业者和任何需要追踪工作时间的人群。