企业启动后，网店的会计工作也不能落下。虽然财务管理常常让人感到无趣，但它对电商企业的长期成功至关重要。
掌握小企业做账技巧，善用记账工具，可以帮助你跟踪网店的收支情况，准确计算税款并按时报税。而详细了解企业的财务状况有助于你做出明智的经营决策，从而提高网店利润。
本指南将全面介绍有关美国小企业做账的知识，推荐好用的记账软件，帮助你高效管理企业财务。
什么是小企业做账?
小企业做账是跟踪、衡量和解读企业财务状况，其中涉及记录交易详情、核对银行账单、管理工资和库存，以及处理税务事宜。
如何为小企业做账：13个步骤
- 开通小企业银行账户
- 建立企业信用评分
- 建立小企业会计制度
- 跟踪小企业开支
- 建立小企业薪酬体系
- 了解进口税
- 选择收款方式
- 建立销售税办税流程
- 了解纳税义务
- 计算毛利率
- 进行企业融资
- 寻找优质的做账合作伙伴
- 定期重估做账方法
1. 开通小企业银行账户
依法注册企业后，你需要开通一个独立的企业银行账户，记录每次的收付款，同时方便纳税。
如果你在未来发生破产、诉讼和审计等情况，独立的银行账户也能保护你的资产。如果你想通过债权人或投资者获得融资，保持良好的企业财务记录，也有助于增加通过审批的可能性。
要开通企业银行账户，需要提供以下资料：
首先，需要先开通企业支票账户，再开通一个用于管理现金流和缴税的储蓄账户。建议将营收的25%存入储蓄账户以方便缴税，如果营收比较高，建议将30%的营收存入储蓄账户。
根据美国法律，有限责任公司（特别是加利福尼亚有限责任公司、德克萨斯有限责任公司和佛罗里达有限责任公司）、合伙企业和法人企业，必须拥有独立的企业银行账户。尽管美国法律未要求独资经营者必须开通独立的账户，但是，也建议独资经营者开通独立的银行账户。
💡提示：在去银行开户之前，需要先做好功课。对比不同银行的金融产品和费用结构。大部分的银行，收取的企业支票账户费用，都比个人银行账户要高，因此，请留意应缴纳的费用。
2. 建立企业信用评分
作为新企业主，开通企业信用卡可以帮助累积信用。企业的信用对于企业将来获得融资或大额采购订单资金非常重要。法人企业和有限责任公司，必须使用独立的信用卡，以避免混淆个人资产和企业资产。
选择与你的业务相匹配的企业信用卡。如果你经常出差，请选择提供旅行奖励的信用卡。有些信用卡（如 Shopify Credit）可根据你的最高消费类别，提供返现奖励。
3. 建立小企业会计制度
电商会计通过分析财务报表中的数据，帮助你了解业务的进展情况。有两种管理账簿的方式可供选择：
- 自行做账，使用Quickbooks或Wave等记账软件，或使用简单的Excel电子表格。
- 聘请全职或兼职记账员或会计师，本地或远程工作皆可。
美国企业还需选择记账方法，是使用现金法，还是应计法。二者的主要区别如下：
- 现金法：在实际收款或支付时确认收入和支出。
- 应计法：在交易发生时（即现金尚未进出银行账户）确认收入和支出，并追踪应收账款和应付账款。
营收低于500万美元（约4000万元人民币）的美国企业可以使用其中任何一种方法。规模较大的企业必须使用应计法。加拿大企业在原则上必须使用应计法，但可以简化流程，即全年使用现金法，并在年末根据未清应收账款和应付账款进行一次调整。
4. 跟踪小企业开支
跟踪企业的开支，有助于监控业务的增长情况，制作财务报表，跟踪应扣除的费用，准备纳税申报表，以及一系列的合法文件。尽管美国国税局不要求美国企业主保存75美元（约525元人民币）以下的支出收据，但记录所有支出有助于了解企业的财务健康状况，因此要养成习惯，做好每一笔账。
有5种类型的重要支出需要详细记录：
- 餐饮和娱乐：例如，在咖啡馆开会时，务必要在收据的背面，记录与会人员、餐饮消费，以及会议目的。
- 出差：美国国税局尤其关注将个人活动申报为企业支出的行为。因此，出差期间，妥善保管收据，记录各种商业活动，因为你的收据就是相关商业活动的书面证明。
- 交通出行：记录你在何处、何时，出于什么样的目的使用车辆。汽油里程的费用是100%可扣除的，只需保留所有的记录，保存业务相关的里程日志（目的地和旅行目的）。
- 商务礼品：如果你向他人提供音乐会门票等礼品，记录你是否和对方一起参加了活动？如果你与对方一起出席活动，那么相关费用应为娱乐支出，而非礼品。你应该在收据上记录这些细节。
- 家庭办公室：在家创业是降低企业开支的好方法。你可以扣除家庭省下的业务费用的比例，比如家庭互联网、手机网络，以及往返办公地点和出差的费用。
5. 建立小企业薪酬体系
许多线上商店都是从单枪匹马开始，而当你需要雇佣外部人员时，你需要决定是雇佣对方为员工，还是签订独立合同工合约。
如果雇佣员工，你需要：
- 为员工制定一个工资表
- 设置税款预缴
- 选择工资管理软件或服务（许多记账工具都有这项功能）
对于独立合同工，你需要：
- 记载你向每个人支付的金额
- 保存联系信息，以便填写税务表格
- 每年年底，美国企业可能需要提交每位合同工的1099s税务文件
6. 了解进口税
如果是从其他国家采购和进口商品，或是向其他国家销售商品，则需要缴纳税款和关税。如果经营的是代发货业务，尤其要注意这点。Shopify Markets可以帮助你：
- 估计进口税费
- 在结账时计算关税
- 创建清关所需的书面记录
- 帮助客户避免意外费用
如需了解更多详情，美国企业请咨询美国国际贸易管理局（International Trade Administration），加拿大企业请咨询加拿大边境服务局（Canadian Border Services Agency）。
7. 选择收款方式
随着订单源源不断，你需要可靠的收款方式。北美的Shopify店主，可使用Shopify Payments处理信用卡和借记卡付款，这能省去设置第三方支付网关的烦恼。
如果使用第三方支付服务，其费用不尽相同：
- 一些供应商按比例收费，并收取固定费用，通常是每笔交易的2.9%+0.3美元（约2.1元人民币）
- 一些供应商对每笔交易收取固定费用
- 另一些则采用月度会员模式，不限交易次数
有了Shopify Payments，你可以通过Shopify POS接受在线付款，或进行线下销售，提供非接触式支付、数字钱包，甚至通过Shop Pay提供免息分期付款。所有数据都可以在Shopify后台查看，便于做账。
Pillow Cube的业务发展总监威尔·贝克（Will Beck）说：“Shop Pay分期付款现在占我们GMV（商品交易总额）的6.5%。我们的平均订单价值也在持续上升。”
8. 建立销售税办税流程
在美国，线上销售和线下销售的销售税法规不尽相同。实体店应根据店铺所在州的法规收取销售税，而网店则需要考虑客户的居住地。
对美国店主来说，销售税是个棘手的问题。首先，需要确定的是，你的业务的运营所在地，是发货地，还是收货地？如果是前者，你必须根据发货地所在州的相关法规，收取销售税。如果是后者，则是根据买家所在的位置，收取销售税。
在12个月内营收达到30,000加元（约15万元人民币）的加拿大企业应开始收取商品及服务税（GST）和统一销售税（HST）。企业可以分期提交收取的税款。
与美国国内的销售税相比，跨境销售的销售税法规可能较为简单，但因地区而异。因此，请与专业会计师核实，了解你所在州的国际销售税条例和法规。
9. 了解纳税义务
纳税义务因企业的法律结构而异。如果你是自由职业者（独资、有限责任公司、合伙企业），你需在个人纳税申报表上，申报业务的营收，并在每年4月15日前报税。
法人企业是独立的税务实体，独立于经营业主缴税。你需要在纳税年度结束后第四个月的15日前缴纳公司税，并作为雇员上报来自公司的任何个人收入。如果你对纳税义务存在疑问，请咨询专业的税务人员，这在后期能为你节省大量的时间和金钱。
10. 计算毛利率
毛利率表明，在支付生产产品或提供服务的直接成本后，你还能剩下多少钱。这一关键指标可以帮助你了解你的企业是否能够持续经营下去。
要计算毛利率，先从营收中减去销货成本（COGS），再除以营收。销货成本包括材料和直接人工成本。
毛利率（%）=（营收 - 销货成本）/ 营收
💡提示：你也可以使用Shopify免费的毛利率计算器，输入数字，快速得到结果。
11. 进行企业融资
电商在成长中常常需要外部资金的支持。由于外部环境无法控制，可能出现意外的销量下滑，或季节性淡季，这时你就需要更多的资金。如果你想实现突破性的增长，投资新产品开发，扩大库存，招募新成员，开设新门店等，你也需要资金。
融资时，大多数融资机构要求提交财务报表，包括资产负债表和损益表，有时也会需要现金流量表。Shopify Capital为Shopify商家提供了一个更简单的融资选择，根据你店铺的销售记录提供资金，并使用未来的销售额还款。
在签下贷款前，计算投资回报率，把预计贷款费用、贷款利息，以及预计贷款能创造的新收入累加。你也可以使用Shopify的企业贷款计算器计算总成本，确保贷款能为你的企业带来长期收益。
12. 寻找优质的做账合作伙伴
优秀的财务规划人员可以帮助你更好地管理资金并制定增长计划。可考虑招募以下岗位：
- 注册会计师（CPA）：如果你的企业需要进行审计，那么这个岗位至关重要，因为只有注册会计师在法律上有权编制经审计的财务报表。
- 记账员：负责管理日常的做账，定期对账，分类费用，管理应收账款和应付账款。
- 税务专业人士：分为两类，即报税人和税务规划师。报税人可帮你填写税务表格，并设置预估纳税额。税务规划师在报税前优化税项，降低税收负担。
💡提示：使用Shopify Partners，你可以联系销售税专家，简化做账流程。
13. 定期重估做账方法
刚创业时，你可能使用简单的电子表格管理账簿，但随着业务增长，你的财务需求变得更复杂，你得考虑更高级的记账解决方案，如Quickbooks或Bench。
在企业增长时，也不忘定期评估做账的时间成本，以及相应的潜在收入损失。使用正确的做账方法，意味着把更多的时间投资在业务上，不再手忙脚乱地做账，并尽可能降低财务成本。
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最佳的小企业记账软件
好的小企业记账软件能帮助你高效地跟踪企业财务状况，为你省时省力。绑定企业银行账户后，软件就会自动对交易进行分类，并在账目表中显示交易信息。你可以查看余额、了解营收和成本、估算盈利能力，并制定纳税计划。
选择记账软件时，考虑以下功能：
- 平台集成：支持与电商平台集成，支持第三方工具。
- 高级报告：比如库存和开支报告，以便监控企业的财务健康状况。
- 销售税配置：帮助核算、收取和支付销售税。
- 可靠的客服支持：提供全天候客服支持和自助服务。
Shopify应用商店有许多适合美国小企业的记账软件，选择一款能与你的网店无缝集成的记账软件。以下是一些热门的记账软件：
1. Xero
Xero是基于云技术的会计系统，专为小型企业和成长型企业而设计。可在软件中联系权威财务顾问，深度了解企业的财务健康状况。用户可通过任意的联网设备访问该系统。此外，借助Xero的高级功能，用户可随时随地查看现金流、交易情况，以及其他关键财务信息。
优势：
- 支持库存管理
- 价格合理
- 支持与主流银行卡绑定
- 信息界面友好，可自定义报告
- 联系人数据库和数据细分
- 工资单功能
- 移动应用
- 支持银行对账
- 可与Shopify集成
2. QuickBooks Online
QuickBooks Online是由Intuit推出的小企业记账软件，可以管理收据和发票、跟踪收入和支出等。可显示所有的经营成本，如库存和维护成本，以及企业在一段时间内的销售情况。配备永续盘存功能，自动更新销售额和库存成本。同时，QuickBooks可与Shopify集成，让你的数据井井有条。
优势：
- 移动应用
- 云技术
- 里程跟踪
- 承包商管理
- 库存跟踪
- 区分业务支出和个人支出
- 可与Shopify集成
3. Wave
Wave是专为小企业打造的在线会计解决方案，可将企业银行账户、PayPal账户与其他数据源绑定，支持查看实时业务交易数据，还支持生成应收账款、资产负债表、损益表、销售税报告等重要报告。
优势：
- 价格优惠
- 信用卡交易费用低
- 免费的账单和收据扫描功能
- 无交易或账单限制
- 无用户数量限制
- 移动应用
4. FreshBooks
FreshBooks是基于云技术的会计和发票管理软件，适用小企业，提供费用管理、成本核算等基本的做账功能。
优势：
- 易于使用
- 定价简单
- 可自定义发票
- 完整的自助服务支持
- 可与Shopify集成
理清账目，顺利推动业务
从一开始就掌控企业财务的方方面面，为企业的成功奠定基础。从选择合适的企业信用卡到计算每件产品的利润，每一个财务决策都影响着企业的未来。深入了解做账、交易管理和融资等事宜，有助于为企业发展奠定坚实的基础。
美国小企业做账——常见问题
美国小企业如何做账？
小企业可以使用电子表格进行基础的记账工作，但这么做的流程较为繁琐，更容易出现人工失误，耗时更多。相比之下，使用小企业记账软件更为高效，建议使用基于云技术的会计平台跟踪营收和支出。
美国小企业聘请会计师的费用是多少？
根据美国劳工统计局的数据，如果是内部招聘，美国会计师的平均年薪是7万美元（约50万元人民币）。如果是外包给合同工或会计师事务所，费用从每月几百美元到几千美元不等，具体取决于服务等级和企业的会计需求。
最适合小企业的做账方法是什么？
现金法是适合大多数美国小企业的做账方法，你只需在实际收款或支付时确认收入和支出，这无疑简化了做账流程。
美国小企业记账员需要做什么？
美国小企业记账员负责管理日常做账工作，如核对账目、记录交易、管理应收账款和应付账款，以及编制财务报表。他们通常负责处理工资单和发票事宜，并帮助美国小企业遵守财务法规。
美国小企业做账需要避免哪些常见错误？
许多新成立的企业都会犯一个错误，就是没有使用记账软件或寻求财务顾问的专业帮助。其他常见的误区包括记录保存不善（包括收据）、错过纳税期限，或将个人财务与企业财务混为一谈。
编译：Dan G.
